■ 正しい敬称の使い方

宛名につける「様」「御中」「行」「宛」「各位」「殿」など敬称は、使い方を間違えると「社会人としての基本が身に付いていない」と、相手に良くない印象を与えますので、気をつけたいものです。
知っておくと役に立つ敬称の正しい使い方と注意するポイントを紹介します。

■ よく使う宛名の敬称と使い方

一般に手紙を送る際に使う宛名の敬称には、さまざまな種類があります。
それぞれの違いや正しい使い方を見ていきましょう。

「様」の使い方
公私を問わず、手紙を送る場合で頻繁に使われる宛名の敬称の一つが「様」。
「様」は、個人を宛先として送る場合に使用します。相手が目上、目下にかかわらず、個人であればどんな人に対しても使うことができます。
挨拶状での宛名で「様」を使う場合には、漢字で「様」と表記します。
「さま」や「サマ」などひらがなやカタカナの表記は砕けた印象を与えるので、友人や親しい間柄でのやりとり以外は避けましょう。

「様」の使い方の例
会社名がつく場合
正：株式会社◯◯○○　挨拶司郎　様
誤：株式会社◯◯○○　様
企業名や学校名など、個人が宛先でない場合に「様」は使いません

役職名がつく場合
正：株式会社◯◯○○　営業部長　挨拶司郎　様
誤：株式会社◯◯○○　挨拶司郎営業部長　様
部長や課長など役職名が個人名の後につく場合は「様」は付けません

連名の場合
正：株式会社◯◯　挨拶司郎　様
　　　　　　　　　山田一郎　様
誤：株式会社◯◯　挨拶司郎　山田一郎　様
それぞれの名前の後に「様」を付けます


「御中」の使い方
「様」が個人への敬称なのに対して、「御中」は企業や部署、学校、官庁などの組織や団体宛に送る際に使う敬称です。

「御中」の使い方の例
正：株式会社◯◯　御中
正：株式会社◯◯　営業部　御中
誤：株式会社◯◯　営業部　様
「御中」と「様」は併用しません。組織や団体の場合は「御中」を使います

担当者の個人名が分からない場合
正：株式会社◯◯　広報部　ご担当者様
誤：株式会社◯◯　広報部　ご担当者様　御中
「ご担当者様」と送る場合も「御中」は付けません


「行」の使い方
「行」は返信用の宛先として自分に使う敬称の一つです。郵便物を送った相手から何らかの返信が欲しい場合や、書類送付を依頼する場合、同封する返信用封筒やはがきの宛先として企業や部署などの団体名と「行」を記載します。それによって、返信する相手が送り先を書く手間が省けます。

自分に送られてきた挨拶状に返信用封筒や返信はがきが入っていて「◯◯　行」と書かれていた場合は、「行」を消して、企業や団体の場合は「御中」、個人の場合は「様」を隣に記載し直すのが礼儀です。

「行」を消す際、縦書きの場合は縦の二重線、横書きの場合は横の二重線で消します。ただし、二重線が見えづらそうな時には斜めの二重線で消しても問題ありません。
「行」を消したら、縦書きの場合は下か右側に、横書きの場合は右側に、「御中」もしくは「様」と記入します。

また、返信用封筒の宛先に企業名や団体名に加えて個人名の印鑑が押してある場合があります。その際は、印鑑の名前はそのままにして「様」を付け加えて送るのが良いでしょう。一般的に印鑑を二重線で消すのは失礼にあたると言われていますので、印鑑を消して新た名前を書き直す必要はありません。


「宛」の使い方
「宛」は「行」と同様、返信用の宛先として使われる敬称で、返信してほしい宛先が個人の場合に使用します。自分が受け取った返信用の封筒やはがきに「宛」と記載されている場合は、「宛」を消して「様」と記載します。


「各位」の使い方
「各位」は複数の人に対して敬意を表す場合に使う敬称で、「皆さま」や「皆さま方」という意味があります。相手が目上の人でも目下の人でも使うことができます。

「各位」の使い方の例
正：◯◯の会　関係者各位
誤：◯◯の会　関係者各位の皆様
「各位」と「皆様」は意味が重複してしまうため、どちらか一方しか使いません

正：取引先各位
誤：取引先各位　様
「各位」には「様」という意味が含まれるため併用はできません

正：お客様各位
正：お得意様各位
誤：お客各位
「お客様」や「お得意様」などの場合のみ、「様」と「各位」の併用ができます

正：株主各位
誤：株主様各位
正：株式会社◯◯　ご担当者各位
誤：株式会社◯◯　ご担当者様各位
「株主様」や「ご担当者様」の場合は、「様」をとって「各位」を付けます


「殿」の使い方
「殿」は、一般的に目上の人から目下の人に対して、名前や役職の後に付けて使う敬称で、相手が男性でも女性でも関係なく使用できますが、取引先、お客さまなどに使うと失礼にあたるため注意が必要です。現在は堅苦しいイメージに捉えられてしまうこともあり、使われる頻度は少なくなっています。もし「殿」を使う理由がなければ、「様」で代替するのが良いでしょう。

「殿」の使い方の例
正：営業部　営業部長　鈴木太郎　殿
誤：営業部　殿
組織名や団体名に「殿」は使用しません。

■ 敬称の併用は絶対にだめ

これまで紹介した敬称を使う際、すべてに共通するルールは敬称の併用は原則してはいけないということです。
例えばよくある間違いは、郵便の宛先などで「株式会社◯◯　御中　ご担当者様」など、「御中」と「様」を併用してしまうパターン。
企業名と個人名どちらにも敬称を付けたほうが丁寧だと感じるかもしれませんが、それをすると「ビジネスマナーがなっていない人」と思われてしまうでしょう。組織や団体宛の場合は「御中」のみ、個人宛の場合は「様」のみと、敬称を適切に使い分けましょう。

ただし、先に紹介した「各位」を使うケースなどで、お客様やお得意様といった「様」を取ってしまうと不自然になる宛名の場合に限り、「お客様各位」などと敬称の併用ができます。